申請件数が開始当初比約10倍でも増員なし　ネクストジェン、BPM基盤「Camunda」で建設技能人材機構（JAC）の書類業務を効率化

急増する申請と書類作成、目視と手作業による運用と属人化が課題に

株式会社ネクストジェン（本社：東京都港区、代表取締役社長執行役員 CEO：大西新二）は、一般社団法人建設技能人材機構（以下 JAC、ヘッドオフィス：東京都港区、理事長：三野輪賢二）に、自社が提供するBPM基盤「Camunda」を活用した『業務改善システム』を導入しました。対象は、JACの「受入支援サービスに関する申請手続き」と「会員様向けの書類作成業務」です。この導入により、業務の大幅な効率化と属人化の解消を実現したとしています。

JACは、人材不足が深刻化する日本の建設業界で、建設分野における外国人材の適正かつ円滑な受入れを実現するため、2019年4月に設立された組織です。技能評価試験の実施や、国土交通省への受入れ計画申請方法のサポート、各専門職種団体による外国人向け研修／講習実施の支援、職業紹介、制度説明会、特定技能外国人を対象とした無料日本語講座などを手がけています。

近年は国の制度変更や認知の広がりを受けて、受入支援サービスの申請件数と会員向けの書類作成業務がともに急増していました。一方で、膨大なデータ処理はシステム化されておらず、人の「目視」と「手作業」に頼っていたといいます。確認事項や参照データが多岐にわたり、熟練した経験と知識が求められるため、業務の属人化が進み、引き継ぎや教育にも多くの時間がかかることが大きな課題でした。JACでは、少数精鋭の組織だからこそ手作業などの定型業務を極力効率化し、より付加価値の高い業務に時間を充てたいと考えていました。

システムが一次判定、人は「判断が必要なケース」に集中

受入支援サービスの申請手続きでは、申請データを『業務改善システム』で一次判定する仕組みを構築しました。人が確認・精査するのは、自動判定ができない「単純に判断できない申請（判定エラーが出た申請）」のみとし、誤りのない正常な申請については手作業を撤廃しています。申請件数はサービス開始当初と比較して約10倍に急増していますが、審査にかかる時間はかなり短縮され、人員を増やすことなく迅速な審査体制を確立しました。確認手順がシステム化されたことで、経験の浅い職員や他部署の担当者でも対応できるようになり、属人化の解消と教育コストの削減も達成したといいます。

会員向けの書類作成業務では、従来2名体制で毎月約5日間を要していた元データの整合作業をシステム化しました。ルールに基づく自動判定結果の確認と、イレギュラーなケースの判断だけで書類作成に着手できるようになり、毎月5日間分（丸1週間）の工数削減につながっています。目視や手作業による運用をシステムに置き換えたことで精度も向上し、作業時間と人員コストの大幅な削減を実現したとしています。

受入支援サービスの申請手続き：申請件数がサービス開始当初比で約10倍に増える中、増員なしで審査にかかる時間をかなり短縮
会員向けの書類作成業務：2名体制で毎月約5日間かかっていた元データの整合作業をシステム化

IT専門部署がなくても、ヒアリングを起点にスムーズに導入

JAC管理部の片山祥平氏は、今回の導入で業務が一気に仕組み化され、他部署のメンバーでも確実な判断ができるようになったと話します。引き継ぎや教育の負担も大きく減り、急増した業務量を既存のメンバーで難なくカバーできたことを、業務改善に取り組んできた成果だと感じているといいます。また、同機構にはITに詳しい職員がほとんどおらず、システム部やDX推進部のような部署もなかったものの、ネクストジェンがプロの視点からヒアリングを行い丁寧に紐解いたことで、開発に余計な時間をかけずに業務内容をシステムへスムーズに落とし込めたと振り返っています。

JACは今後の業務運営の基盤となる人材や機材などの確保に取り組んでおり、今回の「受入支援サービスに関する申請手続き」と「会員様向けの書類作成業務」の業務改善も、これに関連した取り組みの一環となっています。導入された「Camunda」は、開発期間を大幅に短縮できる「ローコード開発」に対応した業務プロセス管理（BPM）システムです。全社規模のシステムを一括で構築するのではなく、PDCAサイクルを回しながらスモールスタートで段階的に業務改革を進める手法に適しているほか、ビジネスプロセスを標準化された記号で図式化する国際標準表記法「BPMN 2.0」にも準拠しています。DX推進の着手点に課題を抱える企業や、プロセス変更による現場運用の負担増を懸念する企業でも、無理なく導入できるとしています。

AIを組み合わせた「顧客伴走型」でBPM事業を拡大へ

ネクストジェンは、複雑な判定フローやデータ連携が絡む業務において、プロセスの可視化と自動化によって業務精度の向上と作業時間の短縮に寄与しているとしています。今回のJACでの成功事例を生かし、今後はCamundaを活用したBPMビジネスにAIを組み合わせ、業務フロー全体のコンサルティング提案からシステム開発・導入までを担う「顧客伴走型」の業務改善提案を実施します。この取り組みは現在社内で実践しており、自社の知見に基づいた実効性の高い支援の提供を目指すといいます。BPMビジネスでは、3年間で約36億円を目標に事業拡大を見込んでいます。

2001年に創業した同社は、電話通信網にIP技術を持ち込み、専用設備のソフトウェア化を進めてきた企業で、クラウドPBXサービスやAIによる音声認識システムなど、音声通信に関するソフトウェアやサービスを提供してきました。今後は創業以来培ってきた音声・AI技術とBPMビジネスを融合させ、業務ワークフローの自動生成や各業務に素早くフィットするテンプレートを活用しながら、顧客の業務プロセス改革を推進し、企業の持続的な成長と競争力強化に貢献していく方針です。

出典：株式会社ネクストジェン